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Une machine à café avec monnayeur : une fausse bonne idée ?

Mikael Fock Yee

La machine à café professionnelle est un outil indispensable du bien-être en entreprise, ce n’est plus à démontrer ! D’ailleurs, rares sont les services où l’on prend avec le sourire l’annonce d’une machine en panne ! Donc, lorsqu’un employeur veut faire un geste pour augmenter la bonne humeur de ses équipes, c’est logiquement à la pause-café qu’il pense en premier (le bowling n’arrive qu’en 15ème position !).

Et là, c’est le début des grandes questions, à commencer par celle-ci : machine à café avec ou sans monnayeur ?

Alors ça n’a l’air de rien, mais ce n’est pas un choix anodin ! Un employeur raisonnable et attentif aux dépenses de fonctionnement du service pourrait penser que le coût du café doit être supporté par les collaborateurs. Choix rationnel de prime abord … mais !

Man and woman meeting over coffee in restaurant

Quid des supers pouvoirs du café : faciliter les échanges entre collaborateurs et booster la productivité ? Est-ce que la machine à café avec monnayeur est capable de transformer la vie de l’entreprise ?

Le fonctionnement d’une machine à café avec monnayeur

A court terme, oui ! Les coûts sont partagés et les collaborateurs profitent de leur pause-café sur place, pour un coût qui reste raisonnable. Cependant, une fois qu’on a choisi d’installer un distributeur à café en entreprise avec monnayeur dans le service, on n’est pas tiré d’affaire !

D’autres questions se posent aussitôt, non moins cruciales : comment gérer la machine et son monnayeur ? Là, on a généralement deux choix :

  • Gestion en interne : idéal pour ceux qui sont prêts à investir dans un monnayeur, à l’installer et à le gérer eux-mêmes. Bien sûr, la personne qui sera formée à s’en occuper et qui en assurera la gestion régulière ne pourra faire autre chose pendant ce temps-là, ce qui représente aussi un coût, mais bon, pourquoi pas ?
  • Gestion externe : il est difficile d’être à la fois adepte du distributeur automatique géré et approvisionné par le prestataire et du bon café. En général, dans ce cas-là, la gestion et l’approvisionnement coûtent tellement cher que la qualité du café a du mal à suivre. C’est une bonne solution pour réduire aux urgences vitales l’utilisation de la machine par des collaborateurs en manque de caféine, mais est-ce bien l’objectif ?

Pourquoi choisir une machine à café avec monnayeur ?

La machine à café avec monnayeur est un choix qui peut paraître à première vue une bonne manière de refinancer les coûts engendrés par la location d’une machine à café, et le prix de la matière première qui sert pour le café.

Le principe est simple :

  1. Votre entreprise finance la location d’une machine et café avec monnayeur, le contrat de maintenance associé, et la matière première pour le café des salariés.
  2. Le salarié finance son propre café à la machine (paiement par espèces ou par CB sans contact dans les nouveaux modèles de machines à café). Le prix de vente du café en question est en général de 0,15 à 0,30 centime d’euro.
  3. Le « chiffre d’affaires » généré par les ventes de café au monnayeur permettent de couvrir une grande partie des coûts de location, maintenance et de matière première.

Le tour est joué, l’opération est financièrement quasi-neutre pour l’entreprise !

Successful businessman with arms up celebrating his victory

Cependant, ceci possède de nombreuses contraintes et en premier lieu l’image que vous renvoyez à vos salariés en proposant cela, comme évoqué ci-dessous…N’oublions pas que l’entreprise n’est pas un lieu public (hôpital, faculté, gare etc.) où faire payer le café est une évidence…

C’est également un lieu de cohésion sociale !

La politique du café payant au bureau

Un monnayeur sur la machine à café peut être considéré comme un mauvais signal par les collaborateurs.

Si on considère qu’une tasse de café en grain coûte 0,15€ par consommation, on peut se demander quel message la direction cherche à envoyer.

Tenterait-elle de faire des économies de « bouts de chandelle » ? Le raisonnement rationnel qui conduit l’employeur à choisir d’installer un monnayeur est mis à rude épreuve entre les contraintes, les coûts de fonctionnement et les froncements de sourcils des collaborateurs.

distributeur-cafe.pngFaire gérer le monnayeur par le biais d'un collaborateur n'est pas sans risque... 

Quitte à faire payer à chacun pour sa consommation de café, autant acheter une machine à capsules comme à la maison et la mettre à disposition de ses collaborateurs !

Au moins, chacun pourrait venir avec ses dosettes, choisir son café et même faire des échanges entre collègues… Les attentes étant moindres, le risque de déception est limité, tout comme les frais de fonctionnement.

Cependant la solution de la machine à capsules est également une fausse bonne idée car généralement les machines « entreprises » sont distinctes des machines « particulier » et les capsules ne sont pas les mêmes.

Nous revoilà donc au point de départ…

Quelles sont les alternatives à la machine à café avec monnayeur ?

1. Le distributeur de boissons chaudes en libre-service

Une alternative évidente à la machine à café avec monnayeur est le distributeur de boissons chaudes en libre-service pour vos salariés. La différence essentielle avec la machine à monnayeur réside dans le financement de l’opération.

En effet, plutôt que de louer la machine et de faire financer le coût de location, maintenance et matière première par votre salarié, il s’agit ici de lui mettre à disposition le café gratuitement.

White Button with Break on Computer Keyboard. Business Concept.

Le reste à charge est donc pour votre entreprise. Une alternative intéressante financièrement est donc d’acheter la machine dans ce cas précis plutôt que de la louer.

Il s’agit donc d’un véritable investissement pour l’entreprise, en plus du coût d’achat des matières premières, mais qui permet d’éviter l’image du café payant dans l’entreprise.

2. La machine à café en capsules

C’est une solution qui est assez souvent envisagée en raison de la popularité des machines à cafés en capsule présentes dans nos foyers.

L’image qu’on en a est celle d’un café de bonne qualité, associé à la simplicité d’utilisation de la machine et à la variété des arômes, torréfactions et intensités disponibles sur le marché.

Mais attention ! Les fabricants de machines à café en capsules, pour éviter que les salariés ne ramènent leurs capsules de la maison, ont inventé des machines distinctes pour les entreprises…

Il y a donc des capsules destinées aux particuliers, et des capsules destinées aux entreprises… L’entreprise se trouve donc dans l’obligation d’acquérir lesdites capsules afin de pouvoir offrir le café aux salariés…

Cependant, un des avantages de cette solution est le coût de la machine, relativement réduit par rapport à un distributeur de boissons chaudes par exemple. En revanche, c’est la question du coût des capsules qui est plus problématique.

Close up of human hands and documents with graphs and diagrams

Les capsules disponibles sur le marché, de marque distributeur ou d’un fabricant de renom, coûtent entre 0,3 euro et 0,5 euro par unité... Ceci est à comparer au prix de revient d’un café en distributeur ou dans une machine à café en grains qui est plutôt de l’ordre de 0,15 euro par café, soit 2 à 3 fois moins cher par café !

Même si la machine est donc moins chère au départ, le coût des capsules est donc rapidement prohibitif pour l’entreprise.

Un autre argument est à ne pas négliger : l’impact environnemental des capsules. La plupart des capsules fabriquées par les marques de renom présentent un emballage en aluminium. Sachant qu’un salarié consomme environ 2 cafés par jour soit 44 sur un mois de 22 jours de travail, imaginez la quantité d’aluminium consommée puis jetée…souvent sans recyclage !

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L’impact écologique du café en capsules est donc très mauvais en raison de cette forte consommation d’aluminium !

3. La machine à café en grains

Une alternative intéressante que nous vous défendons chez MisterBean est la machine à café en grains pour votre entreprise. Entre les différents niveaux de torréfaction, la fraîcheur d’un café tout juste moulu et la diversité des arômes, c’est naturellement notre choix d’artisan torréfacteur !

La machine à café en grains est une solution intéressante pour votre entreprise. Elle combine les avantages des deux solutions proposées précédemment, sans en présenter les inconvénients.

Choisir une machine à café en grains, c’est l’assurance de la meilleure qualité de café disponible sur le marché. Le choix est pléthorique parmi les cafés, permettant même le choix des saveurs les plus exotiques.

En plus de cette offre, le principal avantage de la machine à café en grains est de vous permettre d’offrir le café à vos collaborateurs à moindre coût. En effet, une fois la machine acquise ou louée au fabricant, le prix de revient du café est de seulement 0,15 euro par café soit environ 6 euros par mois par employé !

Still life of fresh roasted coffee beans with a white mug on a black slate surface

Avec la qualité d’un café fraîchement moulu, et l’avantage en termes d’image pour l’entreprise d’offrir ce moment de convivialité à vos salariés.

Ceci est à mettre en parallèle de la machine avec monnayeur qui apparaît tout de suite moins attractive aux yeux de vos employés, ayant la perspective de devoir sortir leur porte-monnaie ou leur carte bancaire pour un geste aussi simple que le café quotidien…

Si l’on rajoute un très faible impact écologique, et l’absence de maintenance avec un entretien régulier, la machine à café en grains s’impose pour MisterBean comme la meilleure solution pour le café au bureau !

Réaliser des économies avec une machine à café en grains

Quand on sait qu’une tasse de café produite par une machine à café en grain ne coûte en moyenne que 0,15€ par tasse, on se dit qu’il est beaucoup plus simple d’offrir le café à ses collaborateurs ! L’employeur a le plaisir d’offrir le café à son équipe sans exploser son budget !

L’avantage de cette solution, c’est aussi qu’elle n’a pas besoin de faire des concessions sur la qualité du café pour être au top du gagnant/gagnant !

Hand showing card against coffee beans in heart shape

Pour conclure, on peut inscrire la machine à café avec monnayeur dans la grande catégorie des fausses bonnes idées. Les petites économies permettent rarement d’obtenir un écosystème épanouissant où les salariés se sentent reconnus et bien dans leur peau… La productivité au boulot, c’est un art de vivre qui se cultive, et rien de tel qu’une bonne pause avec un bon café pour ça !

Bref, vous l’aurez compris, investir dans une machine à café c'est investir dans le bien-être de ses collaborateurs !

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